Bạn đang có dự tính kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay phát triển quy mô kinh doanh? Bạn muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động kinh doanh khách sạn. Bài chia sẻ phía dưới chúng tôi sẽ đưa ra nhiều ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn chính xác nhất cho việc kinh doanh của mình. Tính năng của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft giúp cho công đoạn tính toán trở nên nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong một số công việc kinh doanh từ lâu. Bây giờ, vẫn có rất nhiều khách sạn vừa và nhỏ dùng ứng dụng này trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, với việc phát triển nhanh chóng của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn thông qua phần mềm excel bộc lộ ra các nhược điểm, ngoài các ưu điểm đã có của ứng dụng. Phần mềm excel hỗ trợ quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, giám sát tình trạng phòng đơn giản (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho những dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, đơn giản sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, trợ giúp bạn thực hiện những công việc tính toán thông dụng một hình thức đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho nhiều dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu những chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết các mục trong từng loại dịch vụ, nhóm chi phí) dựa theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với nhiều nghiệp vụ không quá phức tạp, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải một số bài toán, tiện lợi cho vấn đề làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với một số bảng biểu bằng nhiều con số tỉ mỹ (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi một số tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được áp dụng khả quan nhất cho nhiều loại hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa đáng kể. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Tại tính năng phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn là một số chủ kinh doanh đều biết được hậu quả của việc này. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ tuyệt vời cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với nhiều báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì vậy, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động tạo báo cáo. Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn Đối với nhiều khách sạn có quy mô từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không thể phục vụ vấn đề quản lý nữa. Từ một số ưu nhược điểm nêu trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là giải pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Dù vậy, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn tăng số lượng phòng và mở thêm một số loại hình dịch vụ thì hãy xem xét vấn đề cài đặt phần mềm quản lý tối tân hơn. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Đọc thêm: phần mềm quản lý massage
