Hệ thống quản lý khách sạn chuyên nghiệp phải nhiều chức năng gì?

Một phần mềm quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một phần mềm đang trở nên hữu ích trong các khách sạn hiện đại, giúp đỡ chủ khách sạn và nhân viên thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Dù vậy, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một ứng dụng PMS hoàn hảo, mọi người phải nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp đó có thể làm được việc gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

PMS một phương pháp cho phần mềm khách sạn, trợ giúp tất cả khách sạn, khu resort và một số tài sản tương tự thực hiện những công việc và hoạt động hàng ngày. Phần mềm thường bao gồm một số công việc quản lý và quản trị, với các ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS?

Một phương án hệ thống quản lý khách sạn ngày càng quan trọng vì thị trường khách sạn hiện đại được đẩy mạnh qua công nghệ. Với những nguồn đặt phòng có thể đến từ nhiều nguồn, giá cần được điều chỉnh thông minh cho mục tiêu kiểm soát thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới lúc thanh toán, trả phòng phải được thực hiện đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Điều này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp giải quyết với một số thách thức đó.
Một phần mềm quản lý khác sạn hợp lý sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không những vậy, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

​

3. Một số tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Mặc dù có rất những đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên lĩnh vực, điều đáng nói nhất là phải xác định một hệ thống có những tính năng đúng đắn cho khách sạn của bạn. Sau đây là một trong số tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng

Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý các yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống đúng đắn sẽ cho phép nhân viên không quá phức tạp thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng

thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách phải bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho những chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến một số khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Kế tiếp, vấn đề đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng lập hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng các dịch vụ khách sạn tính phí nào.
d. Báo cáo

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh những báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc những quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm đúng đắn với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết cần triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee

các tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,

• Quản lý một số bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,

• Quản lý khách hàng và các công nợ,

• Quản lý kho hàng,

• Thống kê, báo cáo đúng đắn.

Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách nhiều phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý nhiều giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee trợ giúp nhân viên lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý tất cả khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể giải quyết một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Phần mềm quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và thông báo cho bộ phận quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng những để có phương hướng kinh doanh hợp lý hơn.
Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý nhiều công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian cần thu các công nợ.
Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý bida
Chức năng xuất dữ liệu cụ thể của Ezibee giúp khách sạn tổng kết tình hình kinh doanh cụ thể cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể lựa chọn nhiều số như ca làm việc, các dịch vụ kèm theo, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình hình nhiều phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.