Hóa đơn thương mại điện tử là gì? Đóng vai trò gì trong xuất nhập khẩu?

Trong mua bán quốc tế, mục đích của hóa đơn thương mại là một trong số những chứng từ quan trọng nhất. Nó không chỉ thể hiện số tiền người bán phải thanh toán cho người sử dụng mà còn nêu rõ những thông tin khác như tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở, điều kiện giao hàng hóa,v.v...
Có nhiều loại hóa đơn giữa người bán và người sử dụng, Công ty chuyển phát nhanh Cat Carry có thể liệt kê ra một vài như sau:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
• Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice)
• Hoá đơn trung lập (Neutral Invoice)
• Hoá đơn hải quan (Customs Invoice)
• Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

tại bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chỉ về loại đầu tiên: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Nếu muốn tìm hiểu thêm về những loại hóa đơn khác, bạn vui lòng xem ở bài viết về các loại hóa đơn trong giao dịch thương mại quốc tế.
Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thường được gọi tắt là Invoice, là một chứng từ dùng để thanh toán giữa người bán và người mua. Nói theo cách mộc mạc dân dã thì chính là thứ để người bán sử dụng để đòi tiền người sử dụng.
Nghe thì có vẻ chẳng khác gì các hóa đơn mà thường xuyên ngày bạn vẫn gặp. Nhưng trong hóa đơn thương mại sẽ có các nội dung cụ thể khiến nó trở nên rất quan trọng trong mua bán quốc tế, cũng như trong việc làm hồ sơ xuất nhập khẩu. Chứng từ này cũng đó là cơ sở để tính những phí liên quan như bảo hiểm, thuế hải quan (chi tiết trong phần dưới).

​

​

Phân biệt với Non Commercial Invoice

Nếu bạn đang làm trong ngành xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp của bạn từng nhập khẩu hàng mẫu hoặc nói chung là hàng hóa phi mậu dịch thì chắc chắn bạn đã bắt gặp cụm từ “Non Commercial Invoice”. Thực ra cái tên của nó phần nào đã nói lên chức năng rồi.
Về hình thức nó gần như giống hệt với Commercial Invoice, còn chức năng thì để mở tờ khai, kê khai giá và nộp thuế hải quan, chứ không có ý nghĩa phải thanh toán giữa các bên mua bán (hóa đơn không có thanh toán). Nghĩa là không phải sử dụng để đòi tiền.
Nội dung và chức năng của hóa đơn thương mại

Trên một hóa đơn thương mại có rất nhiều nội dung, có các nội dung bắt buộc và cũng có các nội dung để tham chiếu hay được bổ sung theo yêu cầu của 2 bên khi thương lượng hợp đồng.
Những nội dung chính:

• Người xuất khẩu/người gửi hàng (Exporter/Shipper): Ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu.
• Người nhập khẩu/người nhận hàng hóa (Importer/Consignee): Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
• Số hóa đơn và ngày phát hành: bắt buộc phải có số và ngày hóa đơn, được lập bởi người bán và được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan. Bên cạnh đó, người xuất khẩu hay nhập khẩu có thể lưu thủ tục theo số hóa đơn thương mại.
• Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận tải (đường không có, đường biển) nhưng không cần ghi tên công cụ hoặc số chuyến.
• Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Nên ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào (ví dụ 2000 hoặc 2010). Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment, và đồng tiền thanh toán là USD, EUR, JPY, v.v...
• Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng hóa của lô hàng ấy, thường xuyên ghi kèm tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight – kgs). Thông tin này có thể không cần chi tiết, vì đã có trong Packing List.
• Những thông tin khác: Là các thông tin để tham chiếu, do hai bên mua bán yêu cầu bổ sung, không có bắt buộc phải có.

Chức năng của hóa đơn thương mại

• Chức năng thanh toán: Mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là để thanh toán. Nó như 1 chứng từ hợp pháp để người bán đòi chi phí người sử dụng. Bởi vậy, trên đấy sẽ ghi rất chi tiết những nội dung liên quan tới tiền như tổng giá bởi số và chữ, mức giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền... Và có đầy đủ dấu, chữ ký để chắc hẳn các trách nhiệm thanh toán.
• Khai giá thành hải quan: mức giá tại trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế nhập xuất nhập khẩu (có thể khai thêm vào thêm mức giá khác). Và những thông tin như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.
• Tính số chi phí bảo hiểm: Cũng giống như trên, giá cả trên hóa đơn thương mại được dùng làm cơ sở để tính số chi phí bảo hiểm.

Hình thức của hóa đơn thương mại

Theo Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ (UCP 600) thì trên hóa đơn thương mại không cần phải ký. Tuy vậy trên thực tại, khi người bán phát hành hóa đơn vẫn sẽ ký và đóng dấu để người sử dụng dùng vào những mục đích khác ngoài thanh toán như xuất trình cho cơ quan hải quan, hay lưu chứng từ của bộ phận kế toán.
Vì là chứng từ đáp ứng mục đích thanh toán nên tại ô tổng giá tiền trị hóa đơn thường xuyên được in đậm. Bắt buộc phải ghi bởi số còn bởi chữ thì không bắt buộc, nhưng hầu như trên tất cả những hóa đơn thương mại thì người phát hành vẫn ghi cả phần chữ để tiện cho đối chiếu.
Một vài lưu ý có liên quan tới Commercial Invoice

• Thời điểm phát hành: Commercial Invoice được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau lúc đóng xong hàng hóa vào container, vì khi đấy mới có thông tin chuẩn xác về số lượng, chủng loại hàng hóa... Để làm căn cứ tính tổng giá hóa đơn. Nhưng cũng có khi Commercial Invoice được lập từ trước đấy với hợp đồng giao hàng hóa khá nhiều lần, những lần giống nhau về số lượng và không sự thay đổi về mức giá. Hay khi người sử dụng thanh toán tiền hàng trước thì cũng cần lập luôn hóa đơn để thực hiện giao dịch.
• Hiểu nhầm với Packing List: Thật ra Nếu như bạn là người làm trong ngành xuất nhập khẩu thì sẽ không hiểu nhầm giữa 2 loại chứng từ này. Tuy vậy, Nếu tiếp cận lần đầu thì lại rất đơn giản nhầm lẫn bởi cả hai đều do người bán phát hành, hình thức thì cũng có sự tương tự nhau về thông tin hai bên mua bán, mô tả hàng, v.v...
  
  Bạn cần để ý kỹ để tránh bị nhầm 2 loại hồ sơ này, bằng theo chức năng thì hóa đơn thương mại thiên về thanh toán, nên tập trung vào giá thành trị bằng tiền. Trong lúc đấy, Packing List thiên về quy cách đóng gói, nên nêu rõ số liệu về số lượng kiện, trọng lượng, dung tích... Về công dụng thì 2 loại chứng từ này không thay thế được cho nhau. Tuy vậy, khá nhiều lúc người xuất khẩu gộp hai chứng từ này vào làm một.
• Hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu: 2 loại này thì hình thức khác nhau, nhưng bạn vẫn nên lưu ý để tránh phát hành nhầm hóa đơn thương mại thành hóa đơn xuất khẩu. Mục đích của hóa đơn xuất khẩu là chứng từ nộp thuế.
• Thiếu thông tin: khi làm giấy tờ hải quan, bạn cần kiểm tra kỹ Nếu như không hải quan sẽ bắt lỗi vì hóa đơn ghi sai, hoặc thiếu thông tin như: hàng hóa nhập theo điều kiện CIF nhưng trên Invoice chỉ thể hiện giá tiền FOB mà không có cước biển và phí bảo hiểm; không tổng giá; không điều khoản thanh toán...
• Đối với bộ thủ tục hải quan: các nội dung mà hải quan sẽ quản lý vô cùng kỹ như tên và địa chỉ công ty; tên hàng; điều kiện giao hàng; phương thức thanh toán... Bởi vậy bạn nên quản lý cho chính xác rồi mới nộp cho hải quan.

Tóm lại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, vừa là đề nghị đòi chi phí hợp pháp, vừa là cơ sở để tính các loại thuế, phí dịch vụ.
Đây là một trong số những chứng từ cơ bản để làm hồ sơ hải quan cho lô hàng hóa xuất nhập khẩu. Nếu như bạn có nghi vấn về hóa đơn cũng như đang tìm 1 đơn vị làm dịch vụ hải quan uy tín, nhanh gọn, vui lòng liên lạc với chúng tôi để được trả lời chi tiết.
TRỤ SỞ CHÍNH

• Địa chỉ:| 36B Út Tịch, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
• Hotline nội địa:| 0916 066 264 (A Luật)
• Tổng đài:| 1900 545 549
• Email:| [email protected]